Hybride Meetings effektiv gestalten

Schätzungen zeigen: Auch wenn wir wieder in physischen Büros arbeiten, wird die Teilnahme an virtuellen Meetings zunehmen. Was das bedeutet, erklärt Dr. Barbara Covarrubias Venegas in ihrem Gastbeitrag.

Wir müssen uns vermehrt auf hybride Meetings einstellen und dafür einerseits unsere Technologie aufstocken, andererseits aber auch an unseren Kompetenzen arbeiten. Ein paar wesentliche Aspekte, die ich in meinem Workshop hands-on mit den TeilnehmerInnen erarbeite, möchte ich hier aufzeigen:

Die Basis: Technologie

Ohne technologische Tools wäre eine virtuelle oder hybride Zusammenarbeit gar nicht möglich, jedenfalls nicht, solange wir keine telepathischen Fähigkeiten haben. Im Jahr 2020 haben bereits viele Organisationen einiges in technologische Tools und Lizenzen investiert, was auch dazu führte, dass MitarbeiterInnen in virtuellen Meetings gut arbeiten konnten. Wir wissen aber auch, dass es für hybride Meetings ein paar weitere Aspekte zu beachten gilt:

• Virtuelle Meeting-Lizenzen wurden bestellt und nun auch verlängert – so weit, so gut, damit starten wir!
• Eine gute Ausstattung mit Headsets sowie Meeting-Räume mit sehr gutem Soundsystem sind für virtuelle Meetings wichtig, aber für hybride Meetings essenziell. Für guten Sound empfehle ich gerne auch Apps, wie beispielsweise Krisp, zu testen. TeilnehmerInnen vor Ort müssen sich bewusst sein, dass alle Geräusche (z.B. Stuhl rücken, Flüstern etc.) in den virtuellen Raum übertragen werden.
• On-site-TeilnehmerInnen können bestenfalls die KollegInnen vor Ort sehen und die KollegInnen, die sich online einloggen, z.B. über eine Video-Konferenzwand. Ist entsprechendes Equipment nicht vorhanden, besteht natürlich auch immer die Möglichkeit, den virtuellen TeilnehmerInnen über einen extra Laptop einen Platz am Tisch zu geben.
• 360° Audio und Video für Online-TeilnehmerInnen: Meeting Owls gewährleisten ein Videokonferenzsystem mit 360° Sicht und Audio für großartige Meetings (etwa mit 1080p Full HD Weitwinkelkamera, Autofokus und Zoom auf mehrere SprecherInnen, 8 integrierten Mikrofonen, Plug & Play-Installation per USB-Kabel und Kompatibilität mit Zoom, Slack, GoToMeeting, Teams & Co.)
• Für den/die Meeting-ModeratorIn empfehle ich, einen geteilten Bildschirm zu benutzen oder alternativ mit einem zweiten Bildschirm zu arbeiten. So können einerseits die virtuellen TeilnehmerInnen gut im Blick behalten werden und zugleich können auch die Dokumente, die für das Meeting nötig sind, gut bearbeitet werden. Der/Die ModeratorIn sollte jedenfalls auch die eigene Webcam zusätzlich benutzen.

Gleiches Mitspracherecht für alle!

Warum ist es so wichtig, dass wir uns darüber Gedanken machen, wie wir alle einbinden, wenn wir hybride Meetings planen und moderieren? Ich bin davon überzeugt, dass richtig gute Ergebnisse in Meetings nur erzielt werden können, wenn sich alle Teilnehmenden angesprochen und einbezogen fühlen! In hybriden Meetings müssen wir daher ein paar weitere Dinge berücksichtigen, um dies zu erreichen:

• Informieren Sie alle Teilnehmenden im Voraus darüber, welche Tools verwendet werden. Wenn man zum Beispiel interaktiv an digitalen Whiteboards wie Miro arbeiten möchte, sollte jede/-r versuchen, am Notebook oder Computer zu sitzen (auf Tablets funktionieren Whiteboards einfach noch nicht so gut).
• Beginnen Sie Ihr Meeting mit einem Check-in, bei dem jede/-r die Möglichkeit bekommt, gesehen und gehört zu werden. Stellen Sie sicher, dass auch alle das Tool oder Whiteboard, das benutzt wird, verwenden können.
• Vereinbaren Sie in Ihrem Team sinnvolle Besprechungsregeln. Meine wichtigste Regel: „Remote first“. Das bedeutet, dass ich das Meeting so designen und moderieren muss, dass meine virtuellen TeilnehmerInnen die Möglichkeit haben, sich aktiv einzubringen. Wir wissen, dass sich die TeilnehmerInnen vor Ort einfacher einbringen, angesprochen fühlen und an Diskussionen teilnehmen. Das heißt, auch hier ist es wichtig, ganz klare Regeln aufzustellen – beispielsweise, dass die virtuellen TeilnehmerInnen immer zuerst gefragt werden.
• Eine gleichmäßig wechselnde Zusammensetzung innerhalb eines Teams zwischen virtuellen TeilnehmerInnen und TeilnehmerInnen vor Ort kann die Vor- und Nachteile ausgleichen. Man sollte sich also fragen, ob es möglich ist, dass jede/-r irgendwann vor Ort ist?
• Eine Investition in intelligente Technik, wie zum Beispiel eine 360°-Kamera, zahlt sich auch vor dem Hintergrund eines guten Miteinanders aus. So können sich alle gleich gut ins Gesicht schauen und somit auf „Augenhöhe“ sein.
• Vergessen Sie nicht, auch vor hybriden Meetings auf asynchrone Kommunikation zu setzen. TeilnehmerInnen bekommen eine Aufgabe, bereiten sich auf das Meeting vor und sind somit auch gleich aktiv eingebunden.

Was gilt es sonst noch zu beachten?

Abseits von diesen Punkten gilt es in hybriden Meetings zudem klar(er) zu definieren, wer welche Rollen während des Meetings übernimmt. Die Meeting-Agenda unterliegt neuen Spielregeln und der/die ModeratorIn muss auch neue Methoden anwenden, damit alle TeilnehmerInnen aktiv dabei sind. Doch werden all diese Dinge beherzigt, dann steht einem produktiven Meeting nichts mehr im Weg!