Das Berufsbild des/der SekretärIn hat sich zu einer Schlüsselposition im Unternehmen gewandelt. Während früher typische Büroaufgaben im Mittelpunkt standen, sind SekretärInnen, AssistentInnen und Büro-MitarbeiterInnen heute Dreh- und Angelpunkt in zeitgemäßen Organisationen. Mit den vielfältigen Aufgaben gehen auch vielfältige Anforderungen einher. Diese Kompetenzen sind im modernen Office-Management heute besonders gefragt:
Digitale Fertigkeiten – fit am PC
Der geübte Umgang mit den gängigsten Computerprogrammen ist heute Voraussetzung für die Aufgaben im Büro. Dazu gehören Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und die Erstellung von Präsentationen genauso, wie effizient E-Mail-Programme anzuwenden. Cloud Computing, die gemeinsame Nutzung der Computerressourcen über eine Datenwolke und Remote Work, also unabhängig von Zeit- und Ort zu arbeiten, haben während der Pandemie ebenso an großer Bedeutung gewonnen.
Tipp: Trainieren Sie Ihre Schreibgeschwindigkeit am PC mit einem Online-Schreibtrainer. Das erleichtert Ihren Büroalltag und spart Ihnen wertvolle Zeit!
Organisationstalent
Organisatorische Fähigkeiten und strukturiertes Arbeiten zählen zu den wichtigsten Anforderungen für modernes Office-Management. Für den Büroalltag heißt das, Arbeitsabläufe planen und Aufgaben priorisieren. Das gelingt leichter, indem Sie Tätigkeiten in Arbeitspakete zusammenfassen, Telefongespräche bündeln und sich eine Systematik schaffen. Überprüfen Sie außerdem, ob Ihr Ablagesystem, Ihr Arbeitsplatz und Ihre Arbeitsmittel noch zeitgemäß sind.
Gutes Zeitmanagement und Belastbarkeit
Flexibilität und die Entlastung des Vorgesetzten gehören zu den Kernkompetenzen von AssistentInnen. Die Tätigkeiten sind häufig fremdbestimmt und zeitkritisch, wie beispielsweise Präsentationen erstellen, Reisen organisieren und Termine vereinbaren. Was hilft: Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser und eliminieren Sie Aufgaben, die unnötig Zeit kosten. Erstellen Sie außerdem eine To-do-Liste und verfassen Sie Checklisten. Damit können Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Planen Sie Ihren Tagesablauf zudem schriftlich – zum Beispiel mithilfe der Alpen-Methode von Lothar J. Seiwert: Notieren Sie Ihre Aufgaben, schätzen Sie die Dauer, planen Sie Pufferzeiten ein, treffen Sie Entscheidungen nach Prioritäten und kontrollieren Sie die Ergebnisse.
Soziale Kompetenz
Egal, ob als SekretärIn oder AssistentIn – in dieser Schlüsselposition ist ein hohes Maß an sozialer Verantwortung im Umgang mit GeschäftspartnerInnen, KundInnen und KollegInnen erforderlich. In Ihrer Rolle repräsentieren Sie das Unternehmen zudem sowohl nach innen als auch nach außen. Das macht soziale Kompetenz zu einer der wichtigsten Qualifikationen für Office-ManagerInnen.
Klare Kommunikation
Oft klingt die Bürosprache im Alltag kryptisch und für so manchen Menschen außerhalb der Organisation unverständlich. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Floskeln, Abkürzungen und Fachbegriffe, die nur den MitarbeiterInnen im Unternehmen vertraut sind. Das Um und Auf um verstanden zu werden und Missverständnisse zu vermeiden: Kommunizieren Sie klar und verwenden Sie Wörter und Begriffe, die allen bekannt sind.
