Out of Office: Gut organisiert im virtuellen Raum

Lernen und Arbeiten im Homeoffice. Eine Erfahrung, die in den letzten Monaten viele gemacht haben. Die Gefühle sind gemischt. Vom Bett an den Arbeitsplatz in weniger als 5 Minuten hat seinen Reiz. Aber überwiegend im virtuellen Raum zu arbeiten oder zu lernen ist auch herausfordernd. Wir haben bei Pyt Haas, Experte für Bürooptimierung, nachgefragt, wie Sie sich digital am besten organisieren.

Herr Haas, analog organisiert, digital organisiert – was ist anders, wenn sich das Lern- und Arbeitsleben plötzlich virtuell abspielt?

Pyt Haas: Wir befinden uns in einer digital-analogen Hybrid-Welt mit zunehmender Tendenz in Richtung digital. Aber: Organisieren werden wir uns immer müssen – keine Maschine nimmt uns das ab. In unseren Seminaren und Beratungen bemerken wir jedoch, dass das einige glauben. Das hat zwei Phänomene zur Folge: Es wird immer weniger geredet, weil jeder glaubt, „wir arbeiten eh digital“. Gleichzeitig erfordert die zunehmende Digitalisierung strenge Regeln in der rein digitalen Abarbeitung von Prozessen.

Wie schaffen wir es vor diesem Hintergrund, uns auch im virtuellen Raum gut zu organisieren?

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ändert nichts an den Prinzipien einer guten Selbstorganisation. In erster Linie kommt es darauf an, wie wir mit unserer Arbeit, dem Umfeld und mit uns selbst umgehen. Um sich einfach zu organisieren – analog wie digital – empfehle ich folgende vier Schritte:

1. Reduzieren: Was betrifft mich? Brauche ich das wirklich?
2. Sortieren nach Prioritäten: Das bedeutet, dass die Aufgaben auch nach Merkmalen einheitlich geordnet sind.
3. Planen und visualisieren: Hier bietet die digitale Welt eine Vielzahl an Möglichkeiten.
4. Konzentriert abarbeiten: Möglichst eine Aufgabe abschließen und nicht mehrere parallel im Auge halten.

Was sind häufige Stolpersteine bei der digitalen Organisation?

Vielfach beobachte ich, dass Apps in der Hoffnung eingesetzt werden, alles nun besser und schneller zu erledigen. Das mag vielleicht der Fall sein, wenn ich als EinzelkämpferIn arbeite. Im Team und speziell im Homeoffice ist es unbedingt notwendig, mit einheitlichen Programmen zu arbeiten und gemeinsame Spielregeln für die dezentrale Zusammenarbeit festzulegen und diese konsequent anzuwenden.

Stichwort Zusammenarbeit: Im Homeoffice läuft die Kommunikation untereinander noch stärker über E-Mails ab als zuvor. Wie können wir besser mit der E-Mail-Flut umgehen?

Ein Zitat aus meinen Seminaren lautet „Wer E-Mails schreibt, wird E-Mails ernten!“ Mein Tipp: Entwickeln Sie eine Strategie. So ist es zum Beispiel für Dringendes oder Komplexes effizienter, zum Telefon zu greifen oder über eine Videoplattform zu kommunizieren. Eine E-Mail im Nachgang, um das Gesprochene zusammenzufassen, ist zu empfehlen. Genauso ist es hilfreich, vor der Telefonbesprechung einen Leitfaden zu senden, damit sich unser/-e GesprächspartnerIn vorbereiten kann. Übrigens: Wer ständig seine E-Mails abruft – und noch schlimmer, sofort auf alle reagiert – ist selbst schuld und wird dabei ständig vom konzentrierten Arbeiten abgehalten. Wie man es besser macht, kann man Schritt für Schritt in meinen Seminaren lernen.

Braucht es mehr Disziplin, wenn wir uns außerhalb unseres gewohnten Arbeitsumfelds organisieren müssen?

Gerade im Homeoffice ist eine gute Selbstorganisation notwendig. Das beginnt beim pünktlichen Arbeitsbeginn oder dem Unterlassen von „Nebenbeschäftigungen“ während der (selbst festgelegten) Arbeitszeit. Daher: Disziplin ist das Um und Auf. Ohne Struktur an die Arbeit zu gehen ist ineffizient. Da helfen dann auch keine digitalen Hilfsmittel.

Wie wichtig ist auch im Homeoffice ein eigener Bereich zum Arbeiten oder Lernen?

Um fokussiert arbeiten zu können, ist es notwendig, möglichst wenig Störfaktoren ausgesetzt zu sein. Schaffen Sie sich – auch bei wenig Raum – einen kleinen Platz oder eine abgeschirmte Ecke und kennzeichnen Sie diese. Wenn das nicht möglich ist, dann räumen Sie täglich kurz um! Stellen Sie ein kleines Schild „Nicht stören“ oder „Bürozeit“ auf – für sich und Ihr Umfeld. Und: Räumen Sie diesen Platz auch jeden Tag zusammen. Ordnung auf dem Schreibtisch = Ordnung im Kopf!

Haben Sie noch einen abschließenden Tipp für unsere LeserInnen?

Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder beim Distance Learning: Planen Sie feste Pausenzeiten ein und belohnen Sie sich für erreichte Ziele!