Das jährliche Mitarbeitergespräch hat das Potenzial, die Qualität der Leistung, der Beziehung und der Entwicklung anzuheben und in die richtigen Bahnen zu lenken. In ihrem Gastbeitrag verrät Unternehmensberaterin DI Dr. Edith Dusch 12 Tipps, damit das Gespräch erfolgreich gelingt.

Das jährliche Mitarbeitergespräch ist ein wirkungsvolles Führungsinstrument. Dieses Vier-Augen-Gespräch ermöglicht Selbstverantwortung und Eigenständigkeit des/der MitarbeiterIn gezielt zu stärken und die Fokussierung des/der MitarbeiterIn klar auf seine/ihre Kernaufgaben, Ziele und Verantwortungsbereiche auszurichten. Dabei werden die Ergebnisse aus dem vergangenen Jahr gemeinsam verwertet und Vereinbarungen für das kommende Jahr getroffen.

Der Nutzen

Im Mitarbeitergespräch entstehen Klarheit und eindeutige Vereinbarungen zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft über die Aufgaben und Verantwortungsbereiche des/der MitarbeiterIn. Die Ziele und die Prioritäten werden gemeinsam abgestimmt und vereinbart. Die gegenseitigen Erwartungen und Vorstellungen über die Zusammenarbeit werden aufgedeckt und damit die gute Arbeitsbeziehung gefestigt. Die Führungskraft erhält eine Orientierung darüber, wo der/die MitarbeiterIn steht. Die Erfolge des/der MitarbeiterIn aus dem letzten Jahr werden anerkannt. Die Stärken und Kompetenzen des/der MitarbeiterIn werden sichtbar ans Tageslicht geholt. Die Misserfolge des/der MitarbeiterIn werden als Lernchancen genutzt und damit die Entwicklung und das Wachstum des/der MitarbeiterIn gefördert und in die richtigen Bahnen gelenkt.

Den Rahmen für das Gelingen schaffen

  • Ernsthaftigkeit: Für die beidseitige Bereitschaft, ein solches Gespräch durchzuführen, braucht es die Überzeugung und den Glauben an den Sinn und den Nutzen des Gesprächs, die Offenheit, sich mit entwicklungsorientierten Themen auseinanderzusetzen und die nötigen Verbesserungen in Angriff zu nehmen.
  • Haltung der Führungskraft: Der Name des Gesprächs lautet „Mitarbeitergespräch“ – es ist also ein Gespräch für den/die MitarbeiterIn. Die Haltung der Führungskraft ist hier, den/die MitarbeiterIn zu fördern, zu unterstützen und die Rahmenbedingungen zu schaffen, damit der/die MitarbeiterIn das Beste aus sich herausholen kann und seine Kompetenzen bestmöglich für seine Aufgaben einsetzen kann.
  • Zeit und Umfeld: Ausreichend Zeit und ein ungestörtes Umfeld bieten den Rahmen für das Gelingen eines Vier-Augen-Gesprächs. Die Atmosphäre kann durch leichte Verpflegung und einen schönen Raum aufgewertet werden. Schließlich handelt es sich um ein wichtiges Gespräch.
  • Vorbereitung: Je besser die Vorbereitung, umso besser das Gespräch. Je klarer die Themen im Vorfeld auf beiden Seiten durchdacht sind, umso besser lassen sie sich im Gespräch auf den Punkt bringen. Die Vorbereitung beinhaltet sowohl die Highlights als auch die Lowlights, die angesprochen werden sollen, und ebenso die Überlegung, wie die kritischen Punkte übermittelt werden können.
  • Zieldienliche Durchführung: Das Mitarbeitergespräch hat erstens das Ziel, die Qualität der Leistung kontinuierlich zu verbessern, zweitens die Qualität der Beziehung zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft zu festigen und drittens die Entwicklung und das Wachstum des/der MitarbeiterIn zu fördern. Der Fokus auf diese drei Säulen ermöglicht eine zieldienliche und wirkungsvolle Durchführung.

Die Erfolgsfaktoren: Die 12 besten Tipps für die Durchführung

  1. Wer fragt, der führt: Die Führungskraft ist für die richtungsgebenden Fragen zuständig, führt durch die Fragen und regt das Gespräch durch offene Fragen an. Beispielsweise: „Was halten Sie davon?“, „Was schlagen Sie vor?“ oder „Wie finden Sie das?“
  2. Die Sicht des/der MitarbeiterIn zuerst: Der/Die MitarbeiterIn sollte die Möglichkeit bekommen, zuerst seine eigene Sicht zu äußern – beispielsweise zuerst seine/ihre eigene Einschätzung über die persönlichen Stärken einzubringen. Die Führungskraft kann diese danach bestätigen oder ergänzen.
  3. Anliegen ernst nehmen: Der/Die MitarbeiterIn sollte Raum und Zeit bekommen, offen über seine/ihre Anliegen zu sprechen. Die Führungskraft sollte zuhören und das Gesagte ernst nehmen, darauf eingehen und es gemeinsam besprechen.
  4. Dialogbasierte Kommunikation: Monologe der Führungskraft sind nicht sinnvoll. Die Kommunikation sollte als ein wertvoller Austausch und dialogbasiert erfolgen.
  5. Konstruktiv, sachlich und dennoch offen: Das Gespräch sollte sachlich und freundlich geführt werden. Es sollten jedoch auch „wunde Punkte“ oder schwierige Themen offen angesprochen werden.
  6. Unterschiede zulassen: Es ist nicht möglich, über alles immer die gleiche Meinung zu haben. Die unterschiedlichen Wahrnehmungen und Sichtweisen gilt es anzuerkennen und zuzulassen.
  7. Gestaltungsräume schaffen: Für den/die MitarbeiterIn sollten Freiräume, Möglichkeiten und Rahmenbedingungen für die Gestaltung seiner/ihrer Arbeitsabläufe, für die eigene Entwicklung und für kreative Erneuerungen geschaffen werden.
  8. In Lösungen denken: Herausforderungen oder Probleme sollten offen angesprochen und aufgedeckt werden. Dabei gilt es, den Fokus auf Chancen und mögliche Lösungen zu lenken.
  9. Wirksamkeit des/der MitarbeiterIn stärken: Bei allen Themen, die auf den Tisch kommen, sollte die Führungskraft den Glauben haben, dass der/die MitarbeiterIn bereits Antworten und Lösungen in sich trägt. Durch Fragen wie „Was können Sie verbessern oder verändern?“ oder „Wie können Sie das erreichen?“ soll das eigenständige Denken und Handeln des/der MitarbeiterIn angeregt werden.
  10. Orientierende Rückmeldung geben: Statt Kritik sollten Führungskräfte eine orientierende Rückmeldung über Verbesserungen, Ziele und die gewünschte Zukunft geben. Anstatt über Fehler zu sprechen, sollten Lernchancen und Entwicklungsmöglichkeiten in den Fokus gerückt werden.
  11. Stärken stärken: Positive Rückmeldungen und Anerkennung dienen nicht nur als Motivation und Selbstwertsteigerung des/der MitarbeiterIn. Sie machen auch bewusst, wo die Stärken und Qualitäten des/der MitarbeiterIn liegen.
  12. Verbindlichkeit herstellen: Am Ende des Gesprächs sind die Ergebnisse gemeinsam festzuhalten, die Vereinbarungen und der nächste Schritt kurz zusammenzufassen. So wird Verbindlichkeit hergestellt.

Das jährliche Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument richtig genutzt, hat ein sehr großes Potenzial und einen sehr großen Wirkungsgrad. Sowohl für die Qualität der Leistung und Entwicklung als auch für die Qualität der Beziehung zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft. Die Intention der Führungskraft ist es hier, den Rahmen zu gestalten und zur Verfügung zu stellen, damit der/die MitarbeiterIn das Beste aus sich herausholen kann, die eigenen Potenziale entfalten kann und damit zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann.

Gastautorin DI Dr. Edith Dusch leitet das Seminar „Das jährliche Mitarbeitergespräch – wirkungsvoll führen“ und ist Inhaberin von success way Unternehmensberatung.

„Günstige Winde kann nur der nutzen, der weiß, wohin er will“
Oscar Wilde

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