Alles anders bei Online Besprechungen?

Gibt es wirklich so viele Unterschiede, ob man Besprechungen nun online oder vor Ort durchführt? Edith Neudhart, Wirtschaftstrainerin und Geschäftsprozessberaterin, sagt nein. Dennoch gibt es einiges zu beachten, wenn man auch online effektiv Ergebnisse erzielen will. Was das ist, erklärt Edith Neudhart in ihrem Gastbeitrag.

Die plötzliche Verschiebung der Geschäftstätigkeit hat vielen den sogenannten Sprung ins kalte Wasser beschert: Das Home-Office wurde zur neuen Kommunikationszentrale. Hätte man zunächst meinen können, Meetings würden vorerst zurückgestellt, kamen bald Meldungen, man jage jetzt mehr denn je von einer Besprechung in die nächste.

Gerade für Personalverantwortliche heißt es seit einiger Zeit, Bewerbungsgespräche und Onboardings professionell online durchzuführen oder z.B. in der Rolle des Business Partners online Besprechungen zu moderieren und Konflikte zu lösen. Mitten im Tun stellen sich häufig die Fragen, ob es nun „anders“, „so richtig“, oder „worauf zu achten“ ist. Ein paar Kernpunkte seien hier zusammengefasst:

Gleich unerlässlich wie bei analogen Besprechungen bleibt die gute Vorbereitung, indem die Antworten auf folgende Fragen klar ausgearbeitet und umgesetzt sind:

• Was soll erreicht werden?
• Auf welche Weise können Inhalte am besten vermittelt und Ergebnisse effizient erarbeitet werden?
• Wen braucht es dazu wer sollte unbedingt teilnehmen?
• Ist das Ziel realistisch und wie viel Zeit wird für die Erreichung benötigt oder steht zur Verfügung?

Dazu gehört die Vorbereitung des Raums, der benötigten Unterlagen und technischer bzw. sonstiger Hilfsmittel. Teilnehmende werden rechtzeitig eingeladen und informiert, auch dazu, welche Vorbereitungen ihrerseits notwendig sind. Wird moderiert, ist ein Ablaufplan oder Leitfaden, in dem vom Einstieg bis zum Abschluss alles durchdacht und festgehalten ist, ein Must-Have für ein gutes Zeitmanagement und die gelungene Durchführung. Nicht zu vernachlässigen ist der eigene Auftritt als ModeratorIn, rechtzeitig vor Ort zu sein, damit Begrüßung und Einstieg ins Thema auch gewährleistet sind und letztendlich die zeitnahe professionelle Nachbearbeitung. Also: alles wie gehabt!

Fast, denn wirklich anders ist letztendlich die Technik: Es braucht keinen konventionellen Sitzungsraum mit Sitzordnung, es entfallen lange Anfahrtszeiten und Rücksichtnahme darauf, wer wann auswärts ist. Gleichzeitig fehlt das Bereitstellen von Verpflegung und Kaffee, das aufeinander Zugehen bei der Begrüßung, die Wahrnehmung der Körpersprache der Gesprächspartner und der räumlichen Atmosphäre, denn letztere sind auch unter Verwendung von Kameras nur bedingt möglich.

Achten Sie daher besonders auf folgende Punkte:

• Bereitstellung geeigneter Technik: Machen Sie sich mit dem gewählten Videotool vorab vertraut. Üben Sie mit ein bis zwei Personen. Prüfen Sie dabei auch Internetbandbreite, verfügbare Anwendungen für Wortmeldungen, klare Tonübertragung sowie Hintergrund und Stellung der Kamera. Für Ihren eigenen Auftritt sind Kleidung und Körperpflege genauso wichtig, wie beim analogen Meeting.
• Ersuchen Sie Teilnehmende, sich früher einzuloggen und Ihre technischen Möglichkeiten vorab zu prüfen – Kameras sind ausdrücklich erwünscht.
• Planen Sie gegebenenfalls Zeit für die Begrüßung und den Austausch der Teilnehmenden untereinander ein: vor oder nach der veranschlagten Arbeitszeit oder indem Sie entsprechende Breakout-Sessions einrichten.
• Einigen Sie sich zu Beginn mit den Teilnehmenden auf die gewünschten Kommunikationsmöglichkeiten: Fragen im Chat, Stummschalten der Mikrofone während jemand anderer spricht, Handheben bei Wortwunsch, aktive Rückmeldung auf Fragen. Holen Sie sich Unterstützung eines Co-Moderators/einer Co-Moderatorin.
• Verwenden Sie interaktive Werkzeuge, die gemeinsames Brainstorming, für alle sichtbare Bedarfsabfragen, Stimmungsbarometer oder, je nach Dauer der Besprechung, Auflockerungsübungen ermöglichen.
• Setzen Sie, sofern möglich, ein zweites Gerät ein, von dem aus Sie die Sicht der Teilnehmenden verfolgen können – das ermöglicht professionelles Interagieren und erspart Blindflug-Fragen wie „Seht Ihr was?“
• Halten Sie sich an die festgelegte Zeit (max. 1,5 Stunden) und Planen Sie nach dem Meeting ausreichend Zeit ein, damit Sie die Nachbearbeitung (Versenden von Protokoll, Videoaufzeichnung, Danksagung etc.) sofort im Anschluss durchführen können.

Kurzum, auch für gelungene online durchgeführte Meetings gelten gute Planung, Vorbereitung und Nachbearbeitung. Wichtig ist: Haben Sie auch an alles gedacht?