5 Tipps für Online Meetings

Wenn Meetings digital abgehalten werden müssen, gilt es einiges zu beachten. In seinem Gastbeitrag erklärt Mag. Michael Traindt, Trainer und Experte für schwierige Gesprächssituationen, worauf es bei Online Meetings ankommt!

Im Folgenden möchte ich Ihnen 5 Hinweise für effizientere Online Meetings geben. Vorweg: Im Grunde gelten ähnliche Regeln, wie bei allen Meetings und Besprechungen, doch die Nichteinhaltung ist unmittelbarer spürbar.

Funktion des Meetings

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten: „Ist das Meeting überhaupt nötig?“ Oder kann man bestimmte Themen auch per Mail oder Anruf lösen? Ein Indiz dafür ist, dass „ohnehin schon alles gesagt ist, aber noch nicht von jeder oder jedem“ = man dreht sich im Kreis und es fehlt im Grunde nur eine klare Entscheidung. In diesem Fall kann ein Meeting als „Zeitverschwendung“ empfunden werden. Praxistipp: Stellen Sie sich die Frage: „Geht es bei einem Thema um eine Entscheidung, oder darum Ideen sowie Entscheidungsgrundlagen zu entwickeln, oder geht es darum alle auf den letzten Stand zu bringen?“

Richtige Auswahl der Teilnehmer und Teilnehmerinnen

Nach der Abklärung der Funktion des Meetings, sollten Sie sich fragen, ob bei einem Online Meeting wirklich immer „alle“ bei jedem Agendapunkt dabei sein müssen? Kundinnen und Kunden berichten mir in den letzten Tagen, dass sie „sinnlos“ in Calls oder Videokonferenzen sitzen und daneben ohnehin etwas anderes machen. Daher ist die Frage „Wen brauche ich für ein Thema?“ bei Online Meetings umso wichtiger, um Ressourcen nicht zu vergeuden.

Gute Vorbereitung

Das bisher Erwähnte braucht eine gute Vorbereitung. Einerseits inhaltlich und andererseits eben auch strategisch. Fragen Sie sich: „Was will ich erreichen mit dem Meeting und wen brauche ich dazu?“ Ohne Vorbereitung kein Online Meeting, weil man online noch deutlicher merkt, wenn ineffizient gearbeitet wird und es tatsächlich „schade um die Zeit ist“.

Gutes Zeitmanagement

Ein pünktlicher Beginn und ein pünktliches Ende sind nicht nur Ausdruck einer guten Planung, sondern auch ein Zeichen von Respekt für alle MeetingteilnehmerInnen. Praxistipp: Noch deutlichere Prioritäten setzen = wir haben eine Stunde Zeit, was muss (a) auf jeden Fall besprochen werden, (b) wäre wichtig, aber im Moment nicht dringlich oder eben (c) geht per Mail ohnehin schneller und würde uns nur aufhalten.

Zum Punkt kommen – Sachlichkeit wahren

Mit guter Vorbereitung und gutem Zeitmanagement hängt auch der letzte Punkt zusammen. Es ist gerade online wichtig, Klarheit zu schaffen und das bedeutet, dass ich „zum Punkt kommen“ sollte. VielrednerInnen sind schon im Meetingraum manchmal „mühsam“, aber online fällt diese Ineffizienz noch deutlicher auf. Ebenso stören persönliche Angriffe, unsachliche Untergriffe sowie Provokationen zwar immer, aber online fehlt noch dazu der Raum, diese beginnenden Konflikte rasch aus der Welt zu schaffen. Daher gilt es online noch mehr auf Sachlichkeit und respektvollen Umgang zu achten.

Ich wünsche Ihnen für die nächste Zeit gute Online Meetings, viel Kraft sowie Gesundheit! Und uns allen, dass wir uns in Zukunft auch wieder real treffen können, denn die soziale Funktion von Meetings kommt online zu kurz und auch dies gehört zu einem erfolgreichen Arbeitsumfeld dazu.